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| HP打印管理服务为3M节省逾三百万美元 [办公产品应用指南] |
| IT.com.cn(IT世界网) |
| 2008-7-28 10:11:00 文/ |
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惠普（HP）打印管理服务为3M公司节省逾300百万美元
目标：
优化3M全球分公司的办公打印基础设施；整合中央控制的解决方案，以增强可管理性及改进工作流程，并降低总成本。
方式：
3M公司用惠普（HP）的五年期打印管理服务协议取代了原有的个人打印机和老式复印机，满足其全球公司办公打印的需求
IT改进：
• 中央控制的打印机/数码多功能一体机队列更加可靠；
• 简化：全球设备数量减少47%，型号数量从101降至9；
• 使用HP Web Jetadmin外设管理软件的集中化管理方式能加快自动供应排序，尽早发现性能问题。
商业利益：
• 前两年节省资金超过300万美元；
• 每页成本降低90%之多；
• 随着3M公司的发展壮大和变革，配置灵活。
数十年来，3M公司业已建立起良好的声誉，不仅堪称业界创新的佼佼者，也是经营最为成功的美国公司之一。但与大多数大型企业一样，3M公司为打印、复印和传真等输出服务支付了过高的成本，而且经常无法满足用户群体的需求。
3M公司IT基础设施总监彼得•高弗雷先生说：“现在人们忘记了几年前他们要使用打印机时，经常发现机器故障了，或者打印质量低劣。然后，我们将大把大把的钱投向操作成本极其昂贵的个人打印机，每年几乎要浪费我们数百万美元。”
3M公司与惠普（HP）签订打印管理服务协议，建立了合作伙伴关系，让一切旧貌换新颜。3M公司全球办公场所实现标准化，统一采用惠普（HP）数码多功能一体机和激光打印机，将全球设备数量减少了47%，两年内仅在美国就节省了逾300万美元资金。随着该项目在全球范围内的推广，节约的数额与日俱增，而且将在未来保持持续增长。
“凭借Web Jetadmin外设管理软件，我们就能够监控打印机和数码多功能一体机设备运行的所有方面，包括性能和可靠性问题。它发出的警报能协助我们在机器故障之前及时发现问题，这样我们就可以积极解决问题，让用户免受影响。”——保罗•怀特，打印服务经理
根据打印管理服务协议，3M公司支付的月费用包括使用激光打印机和数码多功能一体机的基本费用以及基于实际页数的使用费用。该协议还涵盖了打印硒鼓耗材与维修/维护服务。
在3M公司内部，该项目被称为“输出快车”。 起初，由于部分员工不愿意更换设备，高弗雷的部下有时不得不利用晚上“突袭”办公室区域，撤换下他们的个人打印机。然而时至今日，大部分员工都意识到惠普（HP）数码多功能一体机的功能更强大，质量更卓越，而且几乎能百分百地正常运行。
办公室供应部营销总监大卫•克里斯特先生坦承：“如今我们所用设备的打印质量比任何旧式个人打印机的效果都要好。我们只需坐在办公室里，就能打印出用于店内展示、促销或其它面向客户的文件。最好的是，我们可以在最后一刻做修改，而无需半夜跑去快速打印店。”
把打印当作“六西格玛”项目进行改革
3M公司秉持“六西格玛”（Six Sigma）理念，这是一项基于事实、数据和测量工具进行管理的程序改善方法。所以在2005年，在3M公司首席执行官的鼎力支持下，IT部门为办公室打印推出了一个“六西格玛”项目。它的目标是：提高质量和力争持续改善，并降低成本。
3M公司衡量了所有合作伙伴，最终选择惠普（HP）来帮助它实施这个项目。公司从收集3M内部现有程序和打印基础设施的相关数据起步。IT打印服务经理保罗•怀特说：““惠普（HP）公司在评估和设计阶段均拥有弥足珍贵的专业技术，擅长调研我们使用什么设备，如何使用这些设备以及使用成本。他们确实为此类分析描绘了一幅广阔的蓝图。”
支出和浪费的资金总额令人瞠目。打印或复印缺乏中央控制。各部门或办公室需要打印机或复印机的时候就随意决定去购买一台。极少会考虑供应或服务的长期成本。
有些办公室几乎人手一台打印机。在调查初期，3M公司和惠普（HP）发现3M的各个办公室里一共散布了大约101种不同型号的打印机。而且由于以前购买台式打印机并不昂贵，经理对这些设备耗费的总成本几乎一无所知。
“毋庸置疑，简化队列不仅节省了维护费用，而且改善了服务质量。”
彼得•高弗雷，3M公司IT基础设施总监
高弗雷先生说：“我们拥有大量桌面打印机，不仅如此，我们还很清楚购买的价格只占使用总成本的一小部分。有些型号的打印机或许售价不高，但是更换硒鼓的大笔开支却令它们使用起来非常昂贵。”
推出集中管理的打印服务
数据支持全新的打印方式：集中管理的全套打印服务。怀特先生解释说：“现在各部门不再购买打印机、硒鼓与支持合同，而是购买打印管理服务。”3M公司不再把资金毫无节制地砸进无底洞，现在公司对每个月的输出服务费用都了然于心。
当然，起步工作并非易事。怀特先生说：“我们必须克服员工脑子里的占有权观念。员工习惯于拥有一台个人打印机。他们不想放弃。”
3M公司是如何说服他们的呢？通过给予用户更多裨益。员工不再使用输出质量低劣、运行缓慢的个人打印机和经常故障的复印机，而是使用更新更可靠的数码多功能一体机提供的高速打印、复印、传真和扫描功能。过去，传真和扫描功能与复印机和打印机分离，为完成任务增添了不便。此外，还提供涵盖打印硒鼓与常规服务和维修在内的维护服务。
“安捷技术是最新实例，向我们证明了惠普（HP）在打印及成像领域占据领军地位，而且也是我们打印管理环境的最佳合作伙伴。我们期望与惠普（HP）继续携手，共同前进。”
保罗•怀特，打印服务经理
在与惠普（HP）签订五年期合同的前两年中，3M公司就节省开支逾三百万美元。许多设备的每页成本比过去降低了90%。
打印管理服务甚至还产生了环境效益。新打印机比原有设备消耗的能量更少，而且默认设置为双面打印，既节约能源又节约纸张，为3M公司追求“绿色”提供了便利。此外，3M公司还加入了惠普（HP）地球合作伙伴回收计划，百分之百地回收公司的打印硒鼓。
怀特先生说：“我们把所有用过的打印硒鼓收集起来并送回给惠普（HP），这样就有了一个大家了解的处理过程”。
过去，有些人把硒鼓扔进垃圾桶，有些人则有自己的一套回收方式。如今，人们自动回收就方便多了。只需在盒子上贴上标签，就会被送到惠普（HP）。”
为员工带来的裨益包括：新设备实现了更高效的工作流程。过去，许多员工会先在他们的打印机上打印一份原始文件，再走到复印机旁复印他们需要的份数（假设当天复印机运转正常）。而且复印质量低劣，耗费时间久。现在，他们只需坐在办公桌旁，就可以用高速激光数码多功能一体机打印所有文件。
如今我们所用设备的打印质量比任何旧式个人打印机的效果都要好。我们只需坐在办公室里，就能打印出用于店内展示、促销或其它面向客户的文件。最好的是，我们可以在最后一刻做修改，而无需半夜跑去快速打印店。”——大卫•克里斯特， 办公耗材分部营销总监
3M公司的一支团队需要每天向客户寄送票据。因此，员工要复印票据，打包好再通过通宵信差寄送出去。现在，有了惠普（HP）数码多功能一体机，他们只需使用“以Email传送”(Scan to Email)功能，先扫描票据，再输入电子邮件地址并添加扫描文件即可。怀特先生欣喜地说：“这样下来仅仅一周时间就节约了上千美元。而且这个过程更快捷，节省了他们的时间。”
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