对于一些想寻求最佳会议，最佳教学效果的公司、学校，管理、监控各项会议设备和会议室安排是基本的步骤。会议管理软件解决方案是AMX公司资源管理软件系统中的一个组成部分，它既是一个可以安装在服务器上的企业级的软件解决方案，对公司及校园的IT技术人员，管理者、会议室的使用者都是一个首选的方案。

　　设备监控和预维护
　　会议管理软件会持续不间断对系统中的设备进行监控，并通过呼机或发送Email向适当的支持人员发送即时信息，报告设备发生的故障或者受到的干扰。管理人员及技术人员可以在任何地方使用基于网络的浏览器控制台实时查看系统运行情况。

　　对多种语言的支持
　　会议管理软件支持多达6种语言：荷兰语、英语、法语、德语、意大利语和西班牙语。每个组织中的用户都可以把语言设置成自己的母语，而日期和时间会随着用户的设置而自动切换。这项有价值的功能针对使用不同语言的大的全球机构而开发。

　　时间安排及房间配置
　　会议管理软件将灵活的时间安排与强大的设备配置功能相结合，可以很容易地进行房间预备。会议管理软件与Microsoft Outlook、Exchange、GroupWise或Lotus Notes兼容，也可以直接通过会议管理软件直接安排时间。你可以每天、每周、每月检查房间是否可用，并且预订房间及当与会人员到来时安排投影仪开始运转，音乐开始播放。

　　获得帮助台的支持
　　会议管理软件能即时自动地通过呼机或者Email向帮助台或者指定人员报告设备实时的故障信息。用户和系统的管理者可以向帮助台添加请求注释，记录其他信息并快速地解决问题。

　　用户自定义面板的欢迎词
　　用户可以自定义安装在会议室门口的触摸屏界面。在触摸屏上可以显示引人注目的房间安排的时间表，照片及图形。

　　数据库维护
　　会议管理软件可以与数据库服务器连续地运行，记录数据，创建输出各种不同的甚至是自定义即时报告。

　　创建即时的，以网络为基础的报告
　　通过跟踪设备的使用，保持设备有序、有效地运行，会议管理软件创建的及时报告，可以在网络上查看，帮助你进行管理及进行预防性维护。

　　简单容易的操作界面
　　会议管理软件具有灵活的，直接的点击界面，配合AMX公司的彩色视频触摸屏可以使你更轻松找到你想要的信息并容易理解的文字信息。基于网络的界面允许来自任何地方的不同用户访问，甚至同时地操作。

　　资产安全
　　当设备电源被拔掉，或者被移动时，会议管理软件会在发出警告的同时保护所有的技术及设备的安全。另外，了解会议管理软件的管理功能正常，可以防止未经授权的用户使用。

　　报告种类
　　管理者可以根据14种不同技术参数监控设备。这些报告是基于设备的类型、设备地位等情况而分类的，这些参数包括：安全、维护、网络、通讯、时间表等等。